انجام تمام کارها به تنهایی تقریبا کاری غیرممکن است، با محول کردن برخی از کارها به دیگران، می توانیم روی کارهای مهم تر تمرکز کنیم و به این صورت کارهای بیشتری انجام دهیم. واگذار کردن کارها به دیگران ممکن است در ابتدا کاری راحت به نظر برسد، اما توجه کنید که مسئولیت کاری که واگذار می کنید با شماست و اگر این فرد کار را به درستی انجام ندهد، شما مسئول خواهید بود و اینجاست که اهمیت درست واگذار کردن کارها نمایان می شود.
در این مطلب از مجله موفقیت نیکند به 9 روش ساده و در عین حال موثر برای تفویض اختیار می پردازیم. لطفا تا انتها با ما همراه باشید.
-
اول درخواست کنید
پرسیدن این که “آیا شما وقت انجام این کار را دارید؟” به تنهایی کافی نیست، چرا که تنها معیار موردنیاز برای انجام وظایف محول شده وقت نیست، شما باید توانایی فرد برای انجام این کار را نیز در نظر بگیرید و با صحبت کردن در مورد تمام نکات لازم برای اجرای پروژه او را در جریان قرار دهید.
چیزهایی که باید در مورد کار محول شده با فردی که قرار است این کار را بر عهده بگیرد عبارتند از:
- زمان تحویل پروژه: در مورد زمان دقیقی که قرار است پروژه را تحویل دهید، صحبت کنید و روی انجام دادن به موقع کار تاکید کنید.
- شرح پروژه: هر چیزی که مربوط به این پروژه است و می تواند باعث ابهام او شود را کاملا برایش روشن کنید.
- لیستی از انتظارات: به خوبی برایش مشخص کنید که از او چه انتظاراتی دارید و دقیقا باید چه کارهایی انجام دهد.
- منابع و نقاط تماس مرتبط: به یاد داشته باشید که بیشتر پروژه ها شامل چندین نفر می شوند، در مورد منابع و افرادی که قرار است با یکدیگر کار کنند نیز اطلاعات کامل بدهید.
-
کار را به کسی بسپرید که به او اعتماد دارید
چقدر به شخصی که قرار است کاری را به او محول کنید، اعتماد دارید؟ مطمئن بودن از فردی که قرار است کاری را به او واگذار کنید یک اصل مهم است. اگر می خواهید کاری را به کسی واگذار کنید، یا کسی را پیدا کنید که برای انجام آن کار به او اعتماد دارید یا بخشی از پروژه را به او بسپارید که می دانید قادر به انجام آن است. اگر هیچ یک از این گزینه ها در فرد موردنظر صادق نیست، ممکن است لازم باشد که کار را خودتان انجام دهید.
-
منابع لازم را به آنها بدهید
نماینده شما برای انجام وظیفه ای که برای او تعیین کرده اید به چه ابزارهایی نیاز دارد؟ اگر منابع و ابزار موردنیاز را در اختیار او قرار ندهید نمی توانید او را برای انجام کار بازخواست کنید.
منابع می توانند متفاوت باشند، به عنوان مثال:
- منابع مالی: آیا وظیفه ای که به دیگری واگذار می کنید نیاز به خرید و صرف هزینه دارد؟ اگر پاسخ مثبت است حتما منابع مالی موردنیاز را در اختیار او قرار دهید.
- منابع انسانی: افراد مختلف در کارهای مختلف تبحر دارند. اگر شخصی که وظیفه را به او واگذار می کنید از مهارت لازم برخوردار نباشد، آیا افراد دیگر می توانند به او تکیه کنند؟ قطعا خیر!
- منابع اطلاعاتی: آیا تمام جزئیاتی را که نماینده شما برای انجام وظیفه نیاز دارد در اختیارش قرار داده اید؟ لیستی از دستورالعمل ها، انتظارات و سایر یادداشت هایی را که ممکن است لازم داشته باشند، آماده کنید و به او بدهید.
- منابع مادی و فیزیکی: اگر انتظار دارید فردی که با او کار می کنید تک تک موارد گفته شده را درست انجام دهد، باید برخی از لوازم موردنیاز او را نیز تهیه کنید. اگر از کسی می خواهید یک دسته از مدارک را مرتب کند، آیا همه اسناد را به او داده اید؟ اگر می خواهید نماینده شرکت شما باشند، آیا لباس فرم دارد؟ آیا آنها میز و فضای اداری برای کار دارند؟
پس برای انجام درست وظیفه ای که به کسی محول می کنید، باید منابع موردنیاز او را نیز در اختیارش قرار دهید.
-
انگیزه ایجاد کنید
قطعا انگیزه یک عامل تاثیر گذار در انجام درست تر یک کار یا وظیفه است. در بعضی موارد، احترام و قدردانی شما ممکن است به عنوان انگیزه، کافی باشد. در برخی از موارد نیز لازم است پاداشی جهت انجام درست و به موقع کار برای او لحاظ کنید.
اگر می خواهید پاداشی برای او در نظر بگیرید، توجه داشته باشید که این پاداش حتما متناسب با کاری که انجام می دهد باشد. به عناون مثال نمی توانید انتظار داشته باشید که یک توسعه دهنده ده ها ساعت برای ساخت برنامه شما با هزینه ای ناچیز 50 دلار صرف کند.
-
جزئیات را به آنها واگذار کنید
هیچ چیز به اندازه مدیریت ذره بینی (Micro management) نمی تواند اعتماد و انگیزه فرد را از بین ببرد. مدیریت ذره بینی یعنی کنترل بیش از حد فردی که کاری را به او سپرده اید. در یک نظرسنجی از کارمندان شرکت Accountemps ، بیش از دو سوم پاسخ دهندگان گفته اند که مدیریت ذره بینی به روحیه آنها آسیب می زند.
اگر انتظار دارید کاری به روش خاصی انجام شود، آن را در خلاصه پروژه بیان کنید. اگر نمی توانید دقیقاً آنچه را در ذهن دارید توضیح دهید، بهتر است خودتان این کار را انجام دهید.
اگر می توانید آنچه را که به دنبال آن هستید به صورت کتبی توضیح دهید و زمانی که هم تیمی شما می گوید که خواسته شما را درک کرده و متوجه آن شده، برای انجام این کار به آنها اعتماد کنید و رسیدگی به جزئیات بیشتر را بر عهده خود او بگذارید.
-
کارهای بزرگ را به چند کار کوچک تر تقسیم کنید
محول کردن کارها به فردی دیگر به این معنا نیست که از شخص دیگری بخواهید همه کارها را برای شما انجام دهد. برای تقسیم پروژه های بزرگ به اهداف کوچک تر، ابتدا به تصویر کلانی که در ذهن دارید، بیندیشید: هدف شما چیست؟ محصول نهایی باید چگونه باشد؟ سپس یک کاغذ بردارید و مراحل اصلی برای رسیدن به آن را ترسیم کنید و آن را به چند گام کوچک تر تقسیم کنید.
ترتیب انجام مراحل را در نظر بگیرید. هنگام تصمیم گیری در مورد تعیین وظایف، به ترتیب و ماهیت هر کار فرعی نیز فکر کنید. به این ترتیب می توانید با اهداف کوچک تر و رسیدگی بیشتر به آن ها، به شیوه معقول تری به هدف نهایی برسید.
-
عواقب را روشن کنید
چه اتفاقی می افتد اگر شخصی که کاری را به او محول کرده اید، از زیر بار آن کار شانه خالی کند؟ همانند ضرورت وجود انگیزه و پاداش، هر غفلت نیز عواقبی به دنبال خواهد داشت. بررسی کنید ببینید که مشکلی که پیش آمده ناشی از کم توجهی و غفلت شما بوده یا سهل انگاری فردی که آن کار را به او سپرده بودید؟ در هر کاری ممکن است اشتباه پیش بیاید، اما یک اشتباه مرتکب شده یا یک فرصت از دست رفته در محل کار سزاوار یک اخطار جدی است، نه اخراج.
در صورتی که اشتباه فرد دوباره و چندباره تکرار شد، لازم است با اقداماتی مانند کسر حقوق و … با او برخورد شود.
-
یک تیم متحد باشید
چه در محل کار و چه در خانه، شما در همان تیمی هستید که فردی که کاری به او سپرده اید، است. درک کنید که مشکلاتی در این بین اتفاق می افتند و تمام تلاش خود را انجام دهید تا به فرد کمک کنید بر آنها غلبه کند. با اشتباهات همانند تجربیات یادگیری برخورد کنید. متحد ماندن در یک تیم به معنای استقبال از ورودی آنها، تأمین منابع بیشتر در صورت لزوم و ارائه بازخورد متفکرانه در هنگام انجام کار است.
-
بازخوردها را جدی بگیرید
پس از اتمام پروژه از فردی که کار را به او محول کرده اید بخواهید در مورد پروژه نظراتش را مطرح کند. به عنوان مثال با پرسیدن سوالاتی نظیر سوالات زیر می توانید بازخورد بیشتری بگیرید و به عنوان تجربه در پروژه های بعدی از آن استفاده کنید.
- “چه کاری را می توانستم بهتر انجام بدهم؟”
- “آیا تو را برای موفقیت آماده کردم؟”
- “چگونه می توانم دفعه بعد کار برای تو راحت تر کنم؟”
- “بزرگترین اشتباهی که در این پروژه مرتکب شدم چه بود؟”
و اما سخن پایانی…
محول کردن وظایف به دیگران یکی از مهم ترین و در عین حال سخت ترین وظایف مدیریتی است. نتیجه ای که فرد از انجام این کار کسب کند، به طور مستقیم روی شما تاثیر خواهد گذاشت، و اینجاست که اهمیت درست واگذار کردن کارها مشخص می شود. اگر در حال تصمیم گیری برای سپردن وظایف به افراد دیگر هستید، مطالب گفته شده در این مطلب را جدی بگیرید تا از این طریق تجربه ای بهتر از این همکاری نصیب هر دو شما شود. در نهایت برای شما آرزوی موفقیت می کنم.
منبع: lifehack
